SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAKWAH

  A. Sistem Informasi Manajemen

  1. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan danperumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted ) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras ( hardware ) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

  

  2. Manfaat dan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat bergunabagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusanmanajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1)      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2)      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3)      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4)      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.

5)      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6)      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi dan teknologi baru.

7)      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.

8)      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan mereka.

9)      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah danmembuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10)  Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barangyang tersedia.

11)  Sistem informasi untuk perencanaan strategis tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya. Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberap

a perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

v  Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengelohan operasional.

v  Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masalampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

v  Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam databasekomputer.

12)  Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatuorganisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajmen, dan perencanaan strategis.

3.      Keuntungan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Ø  Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efesiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-costleadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sisteminformasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasukiindustri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnyainvestasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasukipersaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalahmengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangunhubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

Ø  Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihipesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utamadalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumenatau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agenperjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agenperjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi daripenerbangan lain.

Ø  Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangunsumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalamkeuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras danperangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewaspesialis sistem informasi, dan melatih end users.

4.      Manfaat Sistem Informasi Manajemen Dakwah

Kegiatan dakwah akan lebih terarah dan terukur keberhasilannya  dengan adanaya sitem informasi, kita dapat  melaksanakan komputasi numeric, bervolume besar, dan dengan kecepatan yang tinggi, menyrdiakan komunikasi dalam antar organisasi, Meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

a)      Menyediakan Informasi yang jelas.

b)      Mengotomatisasi Proses yang tadinya manual,

c)      Mempercepat Pengetikan dan editing.

d)     Menentukan Pembiayaan menjadi lebih murah.

5.                  Tahapan Sistem Informasi Manajemen Dakwah

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, atau sebuah sistem untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi secara terintegrasi.Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi terdiri dari

1.      Analisis Sistem

Menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.

2.      Perancangan Sistem

Merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi agar dakwah bias berkembang.

3.      Pembangunan dan Testing

Sistem Membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak.

4.      Implementasi Sistem

Beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5.      Operasi dan Perawatan  

Mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6.      Evaluasi Sistem

Mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Untuk mengelola sumberdaya teknologi informasi secara efektif memerlukan perhatian yang besar pada sisi operasional. Oleh karena itu jika dikelola dengan baik, maka dapat mengurangi biaya operasional, yang pada akhirnya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Kita ketahui bahwa internet adalah jejaring social sebagai dunia informasi bagi masyarakat luas. Internet bisa dimanfaatkan sebagai pengembangan Dakwah. Hadirnya akses internet merupakan media yang tidak bisa dihindari karena sudah menjadi peradaban baru dalam dunia informasi dan komunikasi tingkat global. Dengan adanya akses internet, maka sangat banyak informasi yang dapat dan layak diakses oleh masyarakat internasional, baik untuk kepentingan pribadi, pendidikan, bisnis dan lain-lain. Dimana munculnya jaringan internet dianggap sebagai sebuah revolusi dalam dunia komunikasi dan informasi. Dan ini sangat menguntungkan bagi sebuah organisasi Dakwah untuk mengembangkan dakwahnya di jejaring social atau yang sering kita sebut dengan dunia internet (Facebook, Tweeter, Blog).

Dampak internet terhadap pengembangan dakwah tentu saja ada nilai positif dan negative.  Positifnya, saat ini internet banyak digunakan sebagai sarana untuk berdakwah. Karena sifatnya yang global dan tidak pernah turn-off.  Selain itu semua orang di seluruh pelosok dunia hampir bisa menikmati fasilitas internet. Sehingga sangat berguna bagi kelancaran berdakwah.

Internet bisa dijadikan sebagai media dakwah islami. Terbukti dengan adanya situs-situs dakwah di media internet salah satunya  MyQuran.com adalah terdapat link untuk mendengarkan lantunan ayat-ayat suci Al-Qur’an dan suara adzan versi Mekkah dan Madinnah. Ukhuwah.or.id merupakan situs yang berangkat dari kebutuhan komunikasi internal mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer UI.

Hal ini membuktikan bahwa keberadaan internet membawa dampak positif bagi kemajuan atau perkembangan dakwah. Dakwah yang dulu hanya bisa disampaikan melalui tabligh, seiring dengan kemajuan teknologi kini berkembang bahwa dakwah tidak terbatas sampai dunia tabligh , tetapi bisa disampaikan melalui media internet walaupun satu ayat.

7.      Penggunaan SIM yang Berkembang

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasiakuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.Namun demikian para pengguna–khususnya dilingkungan perusahaan -masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasiakuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan dataelektronik (PDE). Pada tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesorbaru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuanpemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasikomputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sisteminformasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputeradalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itumulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjanganakan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapaperusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaananggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awalmenyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisanmanajemen tingkat menengah – atas. Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapahambatan, misalnya:

Ø  Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,

Ø  Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen,

Ø  Relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta

Ø  Terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapatmembangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapatmendukung semua lapisan manajer.

Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keendari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision SupportSystems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yangditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan ataukeputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaituOtomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikanfasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas paramanajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik. Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisadiprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah ExpertSystems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagaispesialis dalam area tertentu.Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AImerupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakankomputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.